私たちの仕事
2006年の設立以来、企業活動の後方支援を軸にひとつひとつ事業を展開してきた当社。現在は「広範囲なバックオフィス業務」「コンタクトセンターを目指す電話対応業務」を通して、お客様が抱えている課題に最適化したサービスを提供しています。
ここではオールウィンの2つの事業部の仕事内容についてご紹介します。
シェアード事業部の仕事
シェアード事業部の事務所は大阪、東京、京都の3拠点。大きく業務内容をまとめると事務、受付、秘書の業務です。2022年3月現在、全52名で運営しています。
シェアードサービス事業部の概要
- 事務所：大阪、東京、京都
- チーム構成：グループ制。1グループ3-6人。類似業務でグループを組む ※秘書のみ1名
- 事業部長：1名
- チーフマネージャー：1名
- マネージャー：大阪1名、京都1名
- アシスタントマネージャー：大阪2名、京都2名
- 業務リーダー：大阪3名、京都2名、東京1名
シェアード事業部の仕事の流れ
クライアントから依頼をいただき、業務別に分類した後、グループに割り振ります。電話業務と事務業務を分離できるものは、別事業部のコンタクトセンターが担当し、分離できない案件をシェアード事業部が担当します。
シェアード事業部の仕事詳細
- 営業サポート業務
- データ受注入力
- 請求書の発行・金額の照合
- 納期確認（電話、メール）
- 受注データ(型番・数量・納期)のシステム・Excelへの入力
- 図面のファイリングやPDF化
- 納品書の処理
- インボイス作成
- 入金確認
- 伝票作成
- 原産地証明申請
- 人事・総務サポート業務
- 支払い処理
- 社員証発行
- 作業服の手配、在庫管理
- 勤怠管理
- 海外赴任関連業務
- 在宅勤務申請受付
- 備品の管理
- カタログの印刷
- 秘書業務
- 社長宛電話、メール、来客確認
- 日程調整
- 資料整理
- 書状作成
- 請求書、領収書処理
- 物販購入
- ランチMTG準備
- お茶出し
- 受付業務
- 来客対応
- 郵便物の仕分け、配布
- 荷受と配布
- 翻訳業務（日本語⇔英語）
- ・製品の取扱説明書
- ・製品のマニュアル
- ・社内SNSの翻訳
- ・メールの翻訳
- ※営業サポート業務と合わせて一部スタッフが担当
コンタクトセンター事業部の仕事
コンタクトセンター事業部の事務所は大阪に拠点を構えています。大きく業務内容をまとめると、電話応対業務、マニュアル作成、業務フローの改善提案です。2020年3月現在、全24名で運営しています。
コンタクトセンター事業部の概要
- 事務所：大阪
- チーム構成：グループ制。現在3チーム編成。類似業務でチームを組みます
- 事業部長：1名
- マネージャー：1名
- アシスタントマネージャー：2名
- 業務リーダー：3名
- スタッフ：大阪18名（パートアルバイト含む）
コンタクトセンター事業部の仕事の流れ
クライアントから依頼をいただき、業務別に分類した後、チームに割り振ります。電話と事務を分離できる業務をコンタクトセンターが担当します。また、電話と事務を同時に引き受けることで効率化する業務は一括で引き受けをします。その後、具体的なヒアリングを行い、お客様が望む条件・内容に応じてサービス内容（システム選定、体制人数、留守電対応、例外事例の対処法）を作っていきます。
コンタクトセンター事業部の仕事詳細
- 宿泊施設・旅行会社の対応業務（日本語・英語）
- 電話対応
- メール対応
- 宿泊予約事務
- webサイトの予約管理
- 対応記録の作成
- 製造業の会社の応対業務
- 代表電話・部署の直通電話の対応
- 不在時の一次受け・報告業務
- 対応記録の作成
- カスタマーセンター
- 問合せ対応（電話・メール・ECサイト）
- 在庫の有無確認
- 金額の確認
- 納期の確認
- 対応記録の作成
- 営業事務
- 見積書作成
- 受注後の納期連絡
- 在庫納期管理
- 書類作成
- 海外インバウンド営業の電話対応（英語）
サービス実施までの期間（ヒアリング、導入研修、スタートまで）
- 既存客の追加業務：翌日にでも
- 新規顧客の場合：早くて2週間～。