周辺業務に「価値ある人的リソース」を浪費していませんか?

備品管理、データの受注入力、電話応対などの「広範囲な事務業務」に、時間や手間を取られていると感じたことはありませんか?

ノンコア業務を継続的に一元管理するメリット。

オールウィンは、独自の改善ノウハウでバックオフィス業務の改善と提案を行います。

こんなお悩みはありませんか?

  • 毎日行う受注入力作業に時間がかかる。コア業務に集中したい(ノンコア業務時間の削減)
  • お問い合わせ対応に人手が足りず、満足度の高いサービスが提供できていない(顧客満足度の向上)
  • 担当者によって電話対応が異なる。ルール化しサービスの質を安定させたい(サービスの再現性)
  • 英語圏や中国語圏からの電話やメールのお問い合わせに対応できる人材がいない(外国語対応)
  • 電話・FAX・メール・EDIで届く見積書の作成を効率化させたい(書類作成の効率化)

オールウィンのバックオフィスの強み

オールウィンのバックオフィスの強み

①柔軟な対応
宿泊施設、製造業、カスタマーセンター、翻訳、営業事務など、企業の業態に合わせた一元管理を行います。 ※事務業務(シェアード)と電話業務(コールセンター)の2事業部を運営。

②業務の効率化
オールウィンのバックオフィス業務の8年間で得た経験と知識をもとに、マニュアル作成、業務フローの改善提案を行います。担当者様とともに歩み、業務効率化を実現します。

③継続的な改善
お客様のご希望に沿ったサービス内容にカスタマイズ。ヒアリングを継続し、現場に沿った「システム選定」「体制人数」「留守電対応」「例外事例の対処法」などのサービス内容を作っていきます。

バックオフィス業務サービス一覧

  • 営業サポート業務

    受注データ入力、請求書発行・金額照合、検収業務、納品書処理、名刺情報データ化

  • 人事・総務業務

    支払い処理、社員証発行、作業服の手配・在庫管理、備品管理、カタログ印刷

  • 秘書業務

    社長宛電話お取次ぎ、メール、来客確認、日程調整、資料整理、書状作成、請求書、領収書処理

  • 受付業務

    来客対応、郵便物の仕分け、配布、各種予約管理

  • 翻訳業務(日本語⇔英語)

    製品の取扱説明書・マニュアル、社内SNS、メール

  • 宿泊施設の電話対応(日本語・英語・中国語)

    宿泊予約事務、メール対応、Webサイトのチャット対応・予約管理

  • 企業(製造業)の電話対応

    代表電話の対応、在庫確認、金額確認、見積書作成、納期連絡、ECサイトお問い合わせ対応

  • 各種電話応対

    代表電話応対、ECサイトのお問い合わせ対応、海外インバウンド営業対応(英語)
    ※土日祝日(9:00~21:00)の対応も可能
    ※英語・中国語も対応

  • カスタマーセンター・営業事務

    メール、事務処理、書類作成、在庫納期管理

バックオフィス業務を外注する3つのメリット

バックオフィス業務を外注する3つのメリット

「広範囲な事務業務」に多くの時間と労力が割かれるのは、企業には大きな損失です。

しかし、

  • 共通のマニュアルが作成されていない
  • 作業が属人化されている
  • 担当者の入れ替わりで何度も引継を行っている

といったことが常態化してはいないでしょうか?

オールウィンはバックオフィス業務を専門に行っている会社です。ここでは、バックオフィス業務を外注する3つのメリットをお伝えします。

メリット1.社内の「価値ある人的リソース」を有効活用

今後、「広範囲にわたる事務業務」をいかに省力化し、コア業務に特化できるかが重要です。バックオフィス業務を外注すれば、「価値ある人的リソース」を今よりも有効活用できます。

メリット2.2つの「効率化」

まず、バックオフィス業務の運用経験から生まれたノウハウをもとに「バックオフィス業務自体の効率化」を行います。すると、企業の人的リソースを「コア業務」へ投資することが可能となり「コア業務の効率化」も実現することができます。

メリット3.業務の再現性と安定化

「マニュアルの不在」「属人化する作業」「担当者の入れ替わり頻度」など、内製化されたバックオフィス業務には不確定要素が流動的に存在しています。それらを外部化し、バックオフィス業務に「再現性」と「質の安定化」を与えます。作業短縮や、ミスを未然に防ぐスキルをストック・管理することもできます。

バックオフィス業務の全体フロー

バックオフィス業務の全体フロー
バックオフィス業務の全体フロー Step1

ヒアリング

まずはお客様のお話を伺います。第一回目のヒアリングで業務の概要を理解します。

バックオフィス業務の全体フロー Step2

業務の整理

ご依頼いただいた業務の全体像を把握し、作業の設計を行います。

  • 業務別に分類
  • 業務の担当別に分類
  • 業務の効率的体制の設計
バックオフィス業務の全体フロー Step3

具体的なヒアリング

再度お客様のお話を伺い、現場レベルの具体的な内容や条件を確認していきます。

  • ご希望条件
  • システム選定
  • 体制人数
  • 留守電対応
  • 例外事例の対処法
バックオフィス業務の全体フロー Step4

運用と改善

チーム体制を整え、バックオフィス業務の運用を開始。業務の効率化と再現性を向上させていきます。

  • バックオフィス業務の定常運用
  • マニュアル作成
  • 業務の効率化
バックオフィス業務の全体フロー Step5

改善提案

運用中もお客様からのご意見を伺い、業務の改善提案を行います。

  • データを活かした提案
  • マニュアル作成
  • 非効率業務の改善提案

オールウィンは、創業以来バックオフィス業務を専門に行ってきました。経験に裏打ちされた知見とサービスを提供いたします。