周辺業務に「価値ある人的リソース」を浪費していませんか?

備品管理、データの受注入力、電話応対などの「広範囲な事務業務」に、時間や手間を取られていると感じたことはありませんか?

ノンコア業務を継続的に一元管理するメリット。

オールウィンは、独自の改善ノウハウでバックオフィス業務の改善と提案を行います。

こんなお悩みはありませんか?

  • 毎日行う受注入力作業に時間がかかる。コア業務に集中したい(ノンコア業務時間の削減)
  • お問い合わせ対応に人手が足りず、満足度の高いサービスが提供できていない(顧客満足度の向上)
  • 担当者によって電話対応が異なる。ルール化しサービスの質を安定させたい(サービスの再現性)
  • 英語圏や中国語圏からの電話やメールのお問い合わせに対応できる人材がいない(外国語対応)
  • 電話・FAX・メール・EDIで届く見積書の作成を効率化させたい(書類作成の効率化)

オールウィンのシェアードの強み

オールウィンのシェアード事業の強み

①柔軟な対応
宿泊施設、製造業、カスタマーセンター、翻訳、営業事務など、企業の業態に合わせた一元管理を行います。 ※事務業務(シェアード)と電話業務(コンタクトセンター)の2事業部を運営。

②業務の効率化
オールウィンのバックオフィス業務の8年間で得た経験と知識をもとに、マニュアル作成、業務フローの改善提案を行います。担当者様とともに歩み、業務効率化を実現します。

③継続的な改善
お客様のご希望に沿ったサービス内容にカスタマイズ。ヒアリングを継続し、現場に沿った「システム選定」「体制人数」「留守電対応」「例外事例の対処法」などのサービス内容を作っていきます。

シェアード業務サービス一覧

業務一覧

【客先常駐型シェアード業務】
社内向け各種窓口業務(カウンター業務)、福利厚生業務、設備・備品管理業務、請求書・納品書・伝票作成、受発注業務、データ入力、集計、翻訳

【電子化(スキャン)業務】
紙書類などの電子化

  • 営業サポート業務

    ・受注入力(専用システム)
    ・各種帳票発行
    ・検収チェック業務
    ・インボイス作成
    ・入金通知確認と伝票作成
    ・各種書類送付
    ・納期在庫確認
    ・出荷納期案内
    ・支払い処理
    etc..

  • 人事・総務業務

    ・作業服の手配、管理
    ・社員証、ロッカーなどの手配、管理
    ・勤怠システムチェック業務
    ・旅費精算の事務業務
    ・各種請求の伝票作成
    ・社内電話帳の更新
    ・設備予約備品貸出管理
    ・各種印刷業務
    ・社内報(新入社員紹介)
    etc..

  • 秘書業務

    社長宛電話・メールお取次ぎ
    ・来客確認
    ・日程調整
    ・資料整理
    ・書状作成
    ・請求書、領収書処理

  • 受付業務

    ・来客対応
    ・郵便物の仕分け、配布
    ・各種予約管理

  • 技術業務

    ・書類、図面のファイリング/電子化
    ・ミルシート入力
    ・図面の差異チェック
    ・生産計画のシステム入力
    ・仕様書改定、変更の登録作業
    ・試作結果登録
    ・出図業務
    etc..

  • 経理業務

    ・固定資産棚卸業務
    ・経費実績集計業務
    ・各種帳票ファイリング業務
    ・各種帳票入力及び発送業務
    ・外国為替レート入力業務
    ・仕入先マスター登録、各種変更
    etc..

バックオフィス業務(シェアード業務)を外注する3つのメリット

バックオフィス業務(シェアード業務)を外注する3つのメリット

「広範囲な事務業務」に多くの時間と労力が割かれるのは、企業には大きな損失です。

しかし、

  • 共通のマニュアルが作成されていない
  • 作業が属人化されている
  • 担当者の入れ替わりで何度も引継を行っている

といったことが常態化してはいないでしょうか?

オールウィンはバックオフィス業務を専門に行っている会社です。ここでは、バックオフィス業務を外注する3つのメリットをお伝えします。

メリット1.社内の「価値ある人的リソース」を有効活用

今後、「広範囲にわたる事務業務」をいかに省力化し、コア業務に特化できるかが重要です。バックオフィス業務を外注すれば、「価値ある人的リソース」を今よりも有効活用できます。

メリット2.2つの「効率化」

まず、バックオフィス業務の運用経験から生まれたノウハウをもとに「バックオフィス業務自体の効率化」を行います。すると、企業の人的リソースを「コア業務」へ投資することが可能となり「コア業務の効率化」も実現することができます。

メリット3.業務の再現性と安定化

「マニュアルの不在」「属人化する作業」「担当者の入れ替わり頻度」など、内製化されたバックオフィス業務には不確定要素が流動的に存在しています。それらを外部化し、バックオフィス業務に「再現性」と「質の安定化」を与えます。作業短縮や、ミスを未然に防ぐスキルをストック・管理することもできます。

バックオフィス業務の全体フロー

バックオフィス業務の全体フロー
バックオフィス業務の全体フロー Step1

ヒアリング

まずはお客様のお話を伺います。第一回目のヒアリングで業務の概要を理解します。

バックオフィス業務の全体フロー Step2

業務の整理

ご依頼いただいた業務の全体像を把握し、作業の設計を行います。

  • 業務別に分類
  • 業務の担当別に分類
  • 業務の効率的体制の設計
バックオフィス業務の全体フロー Step3

具体的なヒアリング

再度お客様のお話を伺い、現場レベルの具体的な内容や条件を確認していきます。

  • ご希望条件
  • システム選定
  • 体制人数
  • 留守電対応
  • 例外事例の対処法
バックオフィス業務の全体フロー Step4

運用と改善

チーム体制を整え、バックオフィス業務の運用を開始。業務の効率化と再現性を向上させていきます。

  • バックオフィス業務の定常運用
  • マニュアル作成
  • 業務の効率化
バックオフィス業務の全体フロー Step5

改善提案

運用中もお客様からのご意見を伺い、業務の改善提案を行います。

  • データを活かした提案
  • マニュアル作成
  • 非効率業務の改善提案

オールウィンは、創業以来バックオフィス業務を専門に行ってきました。経験に裏打ちされた知見とサービスを提供いたします。